Selon le domaine dans lequel votre entreprise est active et dépendant de sa maturité, le processus achat le mieux adapté pourra varier énormément.

Vaut-il mieux un processus achat léger mais toujours contrôlé qui favorise la rapidité de l’achat afin de gagner du temps sur les concurrents et donc pouvoir être le premier sur le marché à sortir le nouveau produit ou ne vaut-il pas mieux s’assurer de l’achat au meilleur coût avec un processus plus étoffé car c’est cela qu’attend le client final ?

Chaque entreprise est unique et chaque achat l’est aussi. Tous les achats ne sont pas non plus obligés de suivre le même processus.

Les achats dans les petites et moyennes entreprises sont en général réalisés par différentes personnes. Il faut différentier le demandeur (celui qui est responsable de l’achat), l’utilisateur (celui qui va effectivement utiliser le produit acheté), l’acheteur (celui qui est responsable de l’aspect commercial de la commande), le vérificateur (le directeur ou chef d’entreprise qui veut s’assurer que l’achat réponde au besoin mais pas plus non plus; exemple pas besoin d’acheter un tournevis en or !).

Un schéma de votre ou vos processus achats actuels vous sera transmis afin que vous puissiez les valider ou demander des améliorations.

L’entreprise est engagée à partir du moment où le fournisseur a reçu un bon de commande écrit même si il a été signé par une personne non autorisée. Un e-mail ou un coup de téléphone peuvent aussi faire office d’engagement de commande, surtout avec les fournisseurs historiques.

Avez-vous donné des consignes claires quant aux responsabilités de chacun au sujet des achats ?

Dans certaines PME ou TPE, le chef d’entreprise offre beaucoup de responsabilités à leurs collaborateurs. Cela a évidemment beaucoup d’avantages. Mais ces collaborateurs en question, ont-t-ils été suffisamment informés des limites en terme de montant en € ou autre qu’ils ne pouvaient pas dépasser ? Cela est-t-il écrit quelque part ?